Wakacje to czas nie tylko odpoczynku po zakończonej sesji egzaminacyjnej, ale również czas uzyskiwania zaległych wpisów do indeksu oraz ostatecznego rozliczania semestru letniego. Niestety, ale w tym okresie do Rzecznika Praw Studenta trafia coraz więcej spraw związanych z bezprawnym naliczaniem opłat za „nieterminowe złożenie indeksu” oraz z wszczętymi postępowaniami o skreślenie z listy studentów, w związku z nieoddaniem w terminie indeksu do dziekanatu. Zarówno wspomniane opłaty, jak i skreślenie z listy studentów, są w opisanym przypadku całkowicie bezprawne. O tym jak postępować w powyższych sytuacjach dowiecie się z naszego artykułu.
Pomimo faktu, iż uregulowania w tym zakresie obowiązują już kilka lat, nadal zdarzają się sytuacje w których Uczelnie (głównie niepubliczne) wprowadzają tzw. opłaty administracyjne za każdy miesiąc zwłoki w oddaniu indeksu do dziekanatu. Oczywiście, ze względu na fakt, że w świetle przepisów art. 99 oraz 99a ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. (Dz.U. z 2012 r. poz. 572). Prawo o szkolnictwie wyższym przedmiotowe opłaty są całkowicie bezprawne, Uczelnie zazwyczaj nie wpisują ich do zawieranej umowy student-uczelnia lecz ustalają je w odrębnym akcie wewnątrzuczelnianym o którym student najczęściej dowiaduje się dopiero w momencie, w którym nie odda terminowo indeksu i stara się w Dziekanacie dowiedzieć jakie poniesie w związku z tym konsekwencje. Uzasadnienie opłaty zazwyczaj jest jedno – jeżeli nie zostanie ona uiszczona zostanie wszczęta procedura skreślenia z listy studentów na podstawie art. 190 ust. 2 pkt. 3 tj. nieuzyskania zaliczenia semestru lub roku w określonym terminie. Tymczasem – na co w szczególności pragnę zwrócić uwagę – w takiej sytuacji opłaty absolutnie nie powinno się uiszczać. Jeżeli zostanie ona naliczona należy wystosować do Uczelni pismo z informacją, że jest ona bezprawna z tego powodu, że zgodnie z treścią art. 160 ust. 3 Prawo o szkolnictwie wyższym: „warunki odpłatności za studia lub usługi edukacyjne, o których mowa w art. 99 (bowiem tylko takie opłaty Uczelnia ma prawo pobierać), określa umowa zawarta między uczelnią a studentem w formie pisemnej”. Następnie, w zależności od sytuacji powinno się albo odmówić jej zapłaty albo zażądać jej zwrotu (gdy już została uiszczona) wysyłając wraz z pismem ostateczne wezwanie do zapłaty.
W tym miejscu należy zaznaczyć, że umowa, którą student zawiera z uczelnią jest umową cywilnoprawną, do której zastosowanie mają przepisy kodeksu cywilnego regulujące umowę zlecenia. Treść tej umowy powinna zawierać dokładnie określone opłaty, jakie student będzie musiał ponosić w trakcie okresu studiów wraz ze wskazaniem ich wysokości. Wyjątkiem są opłaty związane z dokumentacją przebiegu studiów (m.in. legitymacja studencka, indeks, dyplom), które wynikają z przepisów rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z 14 września 2011 r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów (Dz.U.11.201.1188). Zmiana rodzajów opłat lub ich wysokości pociąga za sobą konieczność zmiany treści umowy. Nie jest dozwolone wprowadzanie jakichkolwiek opłat, aktami innymi niż umowa. Natomiast wprowadzenie opłat niezgodnych z przytoczonymi uregulowaniami jest bezprawne przy czym art. 58 kodeksu cywilnego stanowi wprost, że czynność prawna prawna sprzeczna z ustawą albo mająca na celu jej obejście jest nieważna z mocy prawa. W praktyce oznacza to, że jeżeli umowa bądź inny akt wewnątrzuczelniany zobowiązują do uiszczania takiej opłaty to ich przepisy są nieważne i nie znajdują zastosowania – czyli nie obowiązują studenta.
Jeżeli obawiacie się skreślenia z listy studentów, pragnę wyjaśnić, że decyzja o skreśleniu z listy studentów podejmowana jest, w przypadkach wymienionych w art. 190 ust. 2 pkt. 2 tj. nieuzyskania zaliczenia semestru lub roku w określonym terminie, w ramach tzw. uznania administracyjnego. Oznacza to, że organ posiada szczególny obowiązek zgromadzenia i wszechstronnego zbadania materiału dowodowego jak również uzasadnienia takiej decyzji – ma ono być przekonujące dla strony zainteresowanej (wyrok WSA w Warszawie z dnia 17 kwietnia 2009 r., I SA/Wa 1710/08, LEX nr 554840). Dodatkowo, co wymaga podkreślenia, samo nieuzyskanie wpisów zaliczeniowych w indeksie, nie może stanowić podstawy wydania decyzji w trybie art. 190 ust. 2 pkt 2, skoro przepis ten jako podstawę skreślenia wymienia niezaliczenie semestru lub roku (wyrok WSA w Warszawie z dnia 25 września 2008 r., I SA/Wa 818/08, LEX nr 566254) – czyli nieuzyskanie ocen pozytywnych ze wszystkich przewidzianych egzaminów i zaliczeń. Ponadto należy zauważyć, że przepis art. 190 ust. 2 w przypadku niezaliczenia semestru dopuszcza skreślenie z listy studentów jednakże do takiego rozstrzygnięcia nie zobowiązuje. W tym zakresie zabronione są jakiekolwiek modyfikacje z tego względu, że katalog przesłanek uzasadniających dokonanie skreślenia z listy studentów jest katalogiem zamkniętym o charakterze bezwzględnie obowiązującym.
Podsumowując zauważyć jednak należy, iż w orzecznictwie wciąż, niestety, spotykany jest pogląd, zgodnie z którym nieprzedłożenie w określonym terminie indeksu dla dokonania zaliczenia roku lub semestru, jeżeli regulamin studiów tak stanowi, może – lecz nie musi – być podstawą skreślenia z listy studentów. Należy jednak zwrócić uwagę na poglądy występujące w piśmiennictwie, że sama okoliczność nieterminowego złożenia indeksu przestaje być w aktualnych realiach – w których coraz większa liczba uczelni prócz kart okresowych osiągnięć i protokołów korzysta z systemu USOS – wyłącznym powodem takiej decyzji. Ponadto – jak słusznie zauważają przedstawiciele doktryny – „(…) do oceny, czy wymagane zaliczenia uzyskano, wystarczą inne dokumenty pozostające w dyspozycji uczelni (…)”, w szczególności, wspomniane wyżej, protokoły egzaminacyjne czy karty okresowych osiągnięć studenta. Co więcej, samo w sobie niezłożenie indeksu nie jest równoznaczne z brakiem postępów w nauce czy niezaliczeniem semestru/roku studiów, może być bowiem co najwyżej brakiem dowodów na takie postępy czy zaliczenie. Dodatkowo zauważyć należy, że art. 190 ust 1 pkt 3 u.p.s.w. wskazuje dokumenty, których niezłożenie może skutkować decyzją o skreśleniu, nie czyniąc indeksu elementem tej listy. Należy zatem przyznać, że zgodnie z aktualnie obowiązującymi uregulowaniami w tym zakresie, indeks jest tylko fakultatywną formą dokumentowania przebiegu studiów, co dodatkowo podważa sens sankcji skreślenia w związku z jego niezłożeniem.
W obliczu powyższej argumentacji, wskazać należy, że oparcie rozstrzygnięcia w sprawie skreślenia z listy studentów, wyłącznie na nieterminowym złożeniu indeksu stanowi naruszenie zasady prawdy obiektywnej. W takim postępowaniu załatwienie sprawy – do którego zobowiązany jest organ – byłoby podporządkowane wyłącznie jednemu dowodowi przy jednoczesnym pominięciu wielu innych formalnie dokumentujących przebieg studiów tj. chociażby wyjaśnienia strony. Dlatego też w sytuacji, w której wszczęte zostanie postępowanie w sprawie skreślenia z listy studentów, oparte na podniesionych w niniejszym artykule przesłankach należy ustosunkować się do jego treści podnosząc przedstawioną argumentację. Jeżeli mimo wszystko zostanie wydana decyzja o skreśleniu podstawę do odwołania się od niej będą stanowić wymienione w artykule naruszenia – w sformułowaniu odwołania bądź wskazaniu ścieżki podstępowania pomoże Biuro Rzecznika Praw Studenta do którego można zgłaszać się pod adresem www.helpdesk.psrp.org.pl.