Nadchodzący miesiąc wrzesień nieubłagalnie przypomina nie tylko o sesji poprawkowej, ale również o „odroczonych” egzaminach dyplomowych. Dla tych z Was, którzy nie zdążyli w terminie sesji letniej złożyć pracy dyplomowej lub egzaminu dyplomowego, wyznaczone zostały terminy wrześniowe. Niemniej jednak zdarzyć się może, że również w tym terminie niektórym z Was nie uda się dotrzymać zakreślonych w Regulaminie Studiów terminów. Jak należy postępować w takiej sytuacji dowiecie się z niniejszego artykułu.
Ustawa z dnia z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz.U. z 2012 r. poz. 572) – dalej: u.p.s.w. w art. 190 określa, w formie enumeratywnie wyliczonego tj. zamkniętego katalogu, przyczyny stanowiące oraz mogące stanowić powód skreślenia z listy studentów. Na marginesie wskazać należy – co jest ważne z punktu ważności decyzji – iż powyższy przepis wskazuje również jaki podmiot jest ustawowo uprawniony do dokonania czynności skreślenia oraz co z tym związane wydania decyzji o skreśleniu. Podmiotem tym jest kierownik podstawowej jednostki organizacyjnej uczelni (dalej: kierownik p.j.o.u.) – zazwyczaj będzie do dziekan – i tylko on. W praktyce oznacza to, iż decyzja wydana przez inny podmiot np. kierownika jednostki międzywydziałowej (jeżeli jednostka ta nie jest podstawową jednostką organizacyjną uczelni) wydana została niezgodnie z prawem i z tego tytułu podlega bezwzględnej nieważności.
Jedną z przesłanek skreślenia z listy studentów będącą przesłanką obligatoryjną, określoną w art. 190 ust 1 pkt. 3 jest niezłożenie w terminie pracy dyplomowej lub egzaminu dyplomowego. Dziekan (kierownik p.j.o.u.) obowiązany jest skreślić studenta, który przekroczył termin określony w Regulaminie Studiów na złożenie pracy dyplomowej lub egzaminu dyplomowego. Ważne jest, że wspomniany akt nie może dawać kierownikowi p.j.o.u. uprawnień w zakresie możliwości wyboru co do kwestii dokonania czynności skreślenia tj. dziekan nie może wybrać czy skreślić studenta czy np. „skierować” go na powtarzanie semestru. Niemniej jednak zaznaczenia wymaga w tym miejscu również fakt, że po skreśleniu student może starać się o dokonanie tzw. wznowienia studiów – o tej instytucji dowiecie się więcej w dalszej części artykułu.
Zakres najważniejszych czynności dowodowych, jakie powinny zostać podjęte przez kierownika podstawowej jednostki, w sytuacji gdy motywem skreślenia z listy studentów jest tytułowa przesłanka, ukształtowany został, w odróżnieniu od pozostałych przesłanek skreślenia z listy studentów, w stosunkowo specyficzny sposób. Przede wszystkim, ustawodawca jednoznacznie wskazał i określił główne powody dokonania wspomnianego rozstrzygnięcia, odnosząc je do uchybień dokonanych przez stronę jak również związanych stricte z elementami kończącymi podjęty tok studiów, tj. pracą dyplomową oraz egzaminem dyplomowym.
Fundamentalne znaczenie w przedmiotowej sprawie przypisano, zakreślonemu w przepisach Regulaminu Studiów, terminowi złożenia pracy i egzaminu dyplomowego. Podkreślić jednakże należy, iż u.p.s.w. nie precyzuje tego terminu przez wskazanie konkretnej daty albo określenia danego momentu w ramach roku akademickiego (który mógłby zostać określony jako np. ostatni dzień letniej sesji egzaminacyjnej), dlatego przyjąć należy, że dookreślenie tego terminu przekazane zostało, w ramach przyznanej autonomii, do kompetencji uczelni, która powinna przedmiotowe uregulowania zamieścić w Regulaminie Studiów.
W tym miejscu wskazać należy, że dla wydania decyzji o skreśleniu z listy studentów, nie wystarczy wyłącznie ustalenie, czy student uchybił któremukolwiek z wyżej wymienionych zakreślonych terminów. Najpierw bowiem kierownik p.j.o.u powinien sprawdzić, czy dana osoba nie uzyskała zgody właściwego organu na przedłużenie w.w. terminów lub czy przyczyna uchybienia nie znajduje się po stronie uczelni (np. utrudniony kontakt z promotorem czy trudność w skompletowaniu składu komisji egzaminu dyplomowego). Podkreślić należy, iż dobrą praktyką coraz częściej stosowaną przez Uczelnie jest uregulowanie we właściwych przepisach instytucji przedłużenia terminu na złożenie pracy dyplomowej lub egzaminu dyplomowego – instytucja ta jest niezwykle korzystna, w szczególności, w przypadkach niezależnych od studenta a utrudniających dotrzymanie terminów. Wydanie w takiej sytuacji – w której student nie ponosi winy za niedotrzymanie studentów – decyzji wykluczającej daną osobę z grona studentów byłoby bezpodstawne i jako takie nie mogłoby stanowić właściwej przesłanki uzasadniającej dokonanie czynności skreślenia. Podkreślić należy, iż zgodnie z orzecznictwem (wyrok NSA z dn. 14.12.2011 r. sygn.. akt I OSK 1560/11) „jeżeli student z przyczyn obiektywnych, potwierdzonych zaświadczeniem lekarskim, nie może przystąpić do egzaminu w wyznaczonym terminie, to nie można (…) przyjąć, że nie zaliczył semestru i w konsekwencji wydać decyzji o skreśleniu go z listy studentów”.
Zwrócić uwagę należy, że w przedmiotowej sprawie postępowanie wyjaśniające opiera się głównie na informacjach znajdujących się w posiadaniu prowadzącego sprawę organu uczelni. Informacje te mogą zostać zakwalifikowane jako fakty znane organowi z urzędu, w rozumieniu art. 77 § 4 kodeksu postępowania administracyjnego. Niemniej jednak podkreślić należy, iż powinny być one zakomunikowane stronie z tego względu, że istnieje ryzyko niewiedzy strony o ich istnieniu i treści. Co prawda trudno przypuszczać, że student chcący ukończyć studia może być nieświadomy konieczności złożenia w określonym czasie pracy dyplomowej i przystąpienia do egzaminu dyplomowego to jednak mimo wszystko sytuacje takie mogą mieć miejsce i z tego względu uczelnia nie może zaniechać tej czynności. Należy również pamiętać, że regulaminy studiów zazwyczaj określają jedynie maksymalne terminy dokonania rozważanych czynności, stwarzając równocześnie możliwość elastycznego ich ustalenia po między zainteresowanym studentem a promotorem. Z tego powodu przyjąć również można, iż w związku z koniecznością bezsprzecznej komunikacji pomiędzy studentem a promotorem student powinien być w pełni świadomy wyznaczonych mu terminów.
Reasumując, w nawiązaniu do całości omówionych argumentów, pragnę wskazać, iż w sytuacji w której wiedzą Państwo, iż nie zdążą złożyć w terminie pracy dyplomowej lub egzaminu dyplomowego, niezwłocznie należy złożyć do Dziekana (właściwego Prodziekana) stosowne podanie o przedłużenie terminu do złożenia pracy dyplomowej lub egzaminu dyplomowego bądź podanie o przedłużenie sesji. Uzyskana zgodna pomoże uniknąć wszczęcia procedury skreślenia z listy studentów.
Podsumowując pragnę również wskazać, że w sytuacji w której decyzja o skreśleniu została już wydana oraz uprawomocniła się, mogą starać się Państwo o wznowienie studiów. W tym przypadku wskazać należy, iż wznowienie studiów, w szczególności, dotyczące wznowienia jedynie na dzień obrony na uczelni publicznej – często stosowane przez uczelnie – nie powinno podlegać opłacie z tego względu iż w rzeczywistości opłata ta jest opłatą za przeprowadzenie egzaminu dyplomowego. Uczelnia publiczna nie świadczy bowiem żadnej z usług edukacyjnych określonych w art. 99 u.p.s.w. za które może pobierać opłatę natomiast opłata za egzamin dyplomowy (nawet inaczej nazwana) jest opłatą zakazaną na mocy przepisów art. 99a u.p.s.w – co potwierdził w swoim orzeczeniu WSA w Kielcach, w swoim orzeczeniu (sygn.. akt II SA/Ke 616/11) stanowiąc, iż uczelnie publiczne nie mogę pobierać opłat za wznowienie w prawach studenta (tzw. „reaktywacja”): „(…) co potwierdza stanowisko Sądu, że odrębną sprawą jest wznowienie studiów, a odrębną ustalenie opłat. (…). W art. 99 ust. 1 ustawy o szkolnictwie wyższym w sposób enumeratywny zostały wyliczone usługiedukacyjne, za które uczelnia publiczna może pobierać opłaty. Określenie wysokości tych opłat ustawodawca pozostawił jednak rektorowi ( art. 99 ust. 2), natomiast Senatowi uczelni publicznej przyznane zostały zasady ich pobierania ( art. 99 ust. 3). Taka regulacja wprost wskazuje, że władzom uczelni powierzono wyłącznie prawo do ustalania wysokości tych opłat oraz zasad ich pobierania – nie można zatem mylić tych uprawnień z prawem do ustanawiania opłaty na usługę edukacyjną, nie wymienioną wprost w art. 99 ust. 1. Podkreślenia wymaga fakt, iż u.p.s.w. nie przewiduje pobierania opłaty za wznowienie studiów. Przepisy regulujące tą instytucję powinny jednakże znajdować się w Regulaminie Studiów obowiązującym na uczelni.