W ostatnim czasie do Rzecznika Praw Studenta, w związku z pismami wysyłanymi przez kancelarie windykacyjne, napływa duża liczba zgłoszeń dotyczących przedawnienia roszczeń z tytułu zawartej umowy student-uczelnia. Większość zgłoszonych problemów dotyczy sytuacji, w której kancelarie windykacyjne domagają się zapłaty niebagatelnych kwot, z tytułu archiwizowania nieodebranych z Uczelni dokumentów. Dochodzone roszczenia dotyczą sytuacji na przestrzeni ubiegłych 8-12 lat z tytułu zawartych umów student-uczelnia, regulujących kwestię ponoszenia opłat za archiwizację dokumentów bądź opierają się na bezzasadnie naliczonych tj. bez właściwej podstawy prawnej, przez Uczelnię opłat.
W sytuacji, w której otrzymacie Państwo list od kancelarii windykacyjnej czy Uczelni, wzywający Państwa do zapłaty określonej kwoty z tytułu archiwizacji nieodebranych z Uczelni dokumentów należy przede wszystkim ustalić podstawy dochodzonego roszczenia. W tym miejscu zwracam Państwa uwagę na to aby – przez nieuwagę bądź nie do końca ostrożne zachowanie – nie doprowadzić do uznania dochodzonego roszczenia, którego można dokonać m.in. przez uznanie roszczenia w rozmowie telefonicznej (nagrywanej), w zamiarze mającej wyjaśnić powstanie zadłużenia, bądź skierowanie pisma zwrotnego z prośbą o rozłożenie długu na raty. Uznanie roszczenia powoduje niebagatelny skutek w postaci przerwania biegu przedawniania, zgodnie bowiem z art. 123 § 1 pkt 3. Kodeksu cywilnego, bieg przedawnienia przerywa się przez uznanie roszczenia przez osobę przeciwko której roszczenie przysługuje.
Aby Uczelnia (czy firma windykacyjna) mogła dochodzić roszczenia powstałego z tytułu zawartej umowy – w przypadku gdy umowa ta zawiera klauzule dotyczące ponoszenia opłat za „archiwizowanie dokumentów” – roszczenie to, musiało stać się wymagalne tj. z zawartej umowy powinno wynikać nie tylko samo zobowiązanie do uiszczenia takiej opłaty, ale również jej wysokość oraz termin wymagalności. Zgodnie z poglądem Sądu Najwyższego, wyrażonym w wyroku z dnia 14 lipca 2011 r. III SK 6/11: „Skoro zatem przepis art. 160 ust. 3 ustawy nakazuje uczelniom określić w umowie zawieranej ze studentem warunki odpłatności za „studia”, to przepis ten należy interpretować w taki sposób, że umowa powinna precyzować za jakie świadczenia ze strony uczelni, w jakich okolicznościach i w jakiej wysokości student będzie zobowiązany ponosić opłaty.”
Moment wymagalności roszczenia, tj. moment w którym Uczelnia mogła zacząć żądać od Studenta czy Absolwenta naliczonej opłaty (np. każdy pierwszy dzień roku kalendarzowego, następującego po roku kalendarzowym za który została naliczona opłata archiwizacyjna/w przypadku klauzul umownych regulujących kwestię naliczania takich opłat za każdy rok przechowywania dokumentacji/). Zgodnie z art. 455 k.c., jeżeli termin spełnienia świadczenia nie jest oznaczony ani nie wynika z właściwości zobowiązania, świadczenie powinno być spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do jego wykonania (zobowiązanie bezterminowe), należy jednak podkreślić, że w przypadku opłat wynikających z umów student-uczelnia każda nałożona na studenta opłata powinna mieć wskazany termin jej wymagalności tj. termin zapłaty bądź sposób jej naliczania.
Ustalenie momentu wymagalności jest istotne dla określenia początku biegu przedawnienia roszczenia. Zgodnie z art. 160a ust. 7 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o Szkolnictwie wyższym Roszczenia wynikające z umowy przedawniają się z upływem trzech lat. Na podstawie art. 32 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zmianie ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z dnia 5 września 2014 r.). Do umów w sprawie warunków odpłatności za studia lub usługi edukacyjne, o których mowa w art. 99 ust. 1 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym, zawartych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy stosuje się przepis art. 160a ust. 7 ustawy, o której mowa w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą. Do umów zawartych z uczelniami niepublicznymi przed 2014 r. zastosowanie znajdują zastosowanie tzw. ogólne terminy przedawniania określone w Kodeksie Cywilnym (3 lata dla świadczeń okresowych oraz związanych w prowadzeniem działalności gospodarczej).
Mając na uwadze całość przytoczonych argumentów, w sytuacji w której Uczelnia bądź firma windykacyjna zażąda spłaty zadłużenia, w pierwszej kolejności należy sięgnąć do zawartej umowy w celu sprawdzenia wymienionych w niej opłat a następnie odesłać odpowiedź zawierającą informacje o bezzasadności roszczenia lub o jego przedawnieniu.
W razie jakikolwiek wątpliwości w przedstawionej materii lub w potrzebie doradztwa w skonstruowaniu odpowiedzi na otrzymane wezwanie do zapłaty mogą Państwo zgłaszać się do Biura Rzecznika Praw Studenta dostępnego pod adresem: www.helpdesk.org.pl